Boardmeeting – nieodłączny element doskonalenia

boardmeeting boardmeeting boardmeeting

Ostatnia aktualizacja: 20.03.2024

W obecnych zmiennych czasach organizacje szukają sposobów na to, by szybko poprawiać wyniki i dodatkowo angażować zespół w ciągłe doskonalenie. Najprostszą drogą w kierunku ciągłego doskonalenia, zdolności do adaptacji, budowania zaangażowania i przy okazji poprawy efektywności i wyników, jest koncentracja nie tylko na procesach, ale przede wszystkim na ludziach, na relacji liderów z ludźmi, na środowisku pracy, w którym ludzie czują się dobrze.

Spis treści:

1. Nie zakładaj, że ludzie są zainteresowani doskonaleniem firmy
2. Nie mów ludziom, jak mają pracować
3. Spraw, by zespół „zobaczył” problemy
4. Uruchom cykl Cel-Wynik-Kaizen
5. Wpisz doskonalenie w DNA firmy
6. Osiągaj to, co dla innych jest niemożliwe

W Artykule:

• W obecnych zmiennych czasach organizacje szukają sposobów na to, by szybko poprawiać wyniki i dodatkowo angażować zespół w ciągłe doskonalenie.
• Nieodłącznym elementem pracy menedżerów i liderów zespołów jest potrzeba i chęć zbudowania zaangażowanego, zintegrowanego i efektywnego zespołu oraz stworzenie takich warunków, aby to pracownicy sami chcieli się doskonalić.
• Najprostszą drogą w kierunku ciągłego doskonalenia, zdolności do adaptacji, budowania zaangażowania i przy okazji poprawy efektywności i wyników, jest koncentracja nie tylko na procesach, ale przede wszystkim na ludziach, na relacji liderów z ludźmi, na środowisku pracy, w którym ludzie czują się dobrze.
• Pracownicy zazwyczaj nie są zaangażowani w firmę, dlaczego więc menedżerom wydaje się, że będą zaangażowani w jej doskonalenie?
• Wszystko się zmienia, gdy ludzie czują się częścią organizacji, mają wpływ, znają swoją rolę i rozumieją strategię firmy.
• Jak zatem stworzyć system efektywnego rozwiązywania problemów i sprawić, aby zespół „zobaczył” te problemy? Rozwiązaniem jest zaangażowanie zespołu w identyfikację i eliminację marnotrawstw. Z pomocą przychodzi Boardmeeting, czyli statusowe spotkania zespołowe.
• Boardmeeting podtrzymuje zaangażowanie pracowników i powinien być nieodłącznym elementem doskonalenia.
• Aby zmiana, której dokonaliśmy, nie była tylko pojedynczym zrywem i aby ludzie nie wrócili już nigdy do starych nawyków, doskonalenie musi być procesem ciągłym, wpisanym w DNA organizacji.

Zobacz też: Skuteczny lider liczy do trzech!

Nie zakładaj, że ludzie są zainteresowani doskonaleniem firmy

Najprostszą drogą w kierunku ciągłego doskonalenia, zdolności do adaptacji, budowania zaangażowania i przy okazji poprawy efektywności i wyników, jest koncentracja nie tylko na procesach, ale przede wszystkim na ludziach, na relacji liderów z ludźmi, na środowisku pracy, w którym ludzie czują się dobrze.

We współczesnych organizacjach ludzie zazwyczaj nie są zaangażowani w firmę. Dlaczego więc menedżerom wydaje się, że pracownicy będą zaangażowani w jej doskonalenie? Wszystko się zmienia, gdy ludzie czują się częścią organizacji, mają wpływ, znają swoją rolę i rozumieją strategię firmy. Liderzy w pierwszej kolejności powinni koncentrować się na stworzeniu sensu istnienia, zbudowaniu poczucia przynależności do tego sensu istnienia, i wreszcie na stworzeniu takiego środowiska pracy, w którym ludzie mają wpływ i odpowiedzialność.

Jednym z największych błędów, które popełniają organizacje podczas prób zaangażowania pracowników w ciągłe doskonalenie jest zakładanie, że ludzie tym ciągłym doskonaleniem zainteresowani są.

Radek Drzewiecki, autor podcastu Skuteczny CEO

Nie mów ludziom, jak mają pracować

Jako menedżerowie nigdy nie mówmy ludziom: „Będziemy wdrażać zmiany, a dodatkowo powiemy wam jak będziecie pracować”. Doskonalenie nie jest procesem incydentalnym, ono jest wpisane w DNA organizacji. Proces włączenia ciągłego doskonalenia jest procesem długotrwałym. W Grupie LP, do której należy Sherlock Waste, prowadzimy klientów przez 5 kroków transformacji strategicznej, w efekcie której organizacje zyskują ponadprzeciętną zdolność do adaptacji, zwiększenie zaangażowania, zmniejszenie rotacji oraz poprawę wyników biznesowych. Rosną dwa razy szybciej, niż rośnie rynek.

Jednakże w obecnych zmiennych czasach organizacje szukają sposobów na to, by szybko poprawiać wyniki i dodatkowo angażować zespół w ciągłe doskonalenie. Nie wszyscy chcą na początku podążać 5 krokami Strategii Lean. Transformacja strategiczna wymaga od organizacji czasu – od 2 do 3 lat. A większość organizacji potrzebuje poprawy wyników tu i teraz. Najlepszą metodą, która daje niesamowite rezultaty zarówno pod kątem efektywności zespołu jak i zaangażowania ludzi są Boardmeetingi. Te regularne spotkania statusowe, które działają w cyklu cel-wynik-kaizen, angażują większość pracowników w realizację celów, dyskusję o problemach, dyskusję o przyczynach tych problemów i w poszukiwanie rozwiązań.

Boardmeeting: Spraw, by zespół „zobaczył” problemy

Nieodłącznym elementem pracy menedżerów i liderów zespołów jest potrzeba i chęć zbudowania zaangażowanego, zintegrowanego i efektywnego zespołu oraz stworzenie takich warunków, aby to pracownicy sami chcieli się doskonalić i zmieniać. Jak zatem stworzyć system efektywnego rozwiązywania problemów i sprawić, aby zespół „zobaczył” te problemy? Rozwiązaniem jest zaangażowanie zespołu w identyfikację i eliminację marnotrawstw. Z pomocą przychodzi Boardmeeting, czyli statusowe spotkanie zespołowe. Takie spotkanie odbywa się przy specjalnie zaprojektowanej w tym celu tablicy, która jest jednym z elementów zarządzania wizualnego.

W zarządzaniu wizualnym nie chodzi tylko o to, aby monitorować wyniki, ale przede wszystkim o to, że ludzie mają wiedzieć i widzieć, że dobrze pracowali w danym dniu i czy mają coś do poprawy.

Klaus Lyck Petersen, autorytet w dziedzinie transformacji Lean, kładący duży nacisk na rozwój silnych liderów i pomagający im w przejściu przez zmianę.

Tablica do odpraw Boardmeeting może być wykorzystywana w pracy stacjonarnej w biurze, ale również dobrze sprawdza się w pracy zdalnej. Jest wielką inspiracją, podtrzymuje zaangażowanie pracowników i powinna być nieodłącznym elementem doskonalenia. Doskonalenie musi być procesem ciągłym, aby zmiana, której dokonaliśmy, nie była tylko pojedynczym zrywem i aby ludzie nie wrócili już nigdy do starych nawyków.

Boardmeeting: Uruchom cykl rozwiązywania problemów

Praca z poprawnie skonstruowaną tablicą do Boardmeetingu angażuje ludzi w problem, przyczynę i rozwiązanie, czyli w główny cykl rozwiązywania problemów. Uruchomienie tego cyklu Cel-Wynik-Kaizen za pomocą wizualizacji jest naprawdę proste – wystarczy tablica z zaznaczonym statusem realizacji, gdzie kolor zielony oznacza „dobrze”, a czerwony „do poprawy”. Dzięki informacjom na tablicy od razu możemy stwierdzić, które cele mamy zrealizowane, a które nie. Lider prowadzący Boardmeeting może bez problemu zapytać, dlaczego cele nie zostały zrealizowane. Do takich spotkań potrzeba jednak jednej ważnej cechy – cierpliwości. Bardzo istotna jest również regularność spotkań, gdyż tylko wtedy prowadzenie tablicy ma sens.

Boardmeetingi są bardzo skutecznym narzędziem codziennej pracy lidera. Ważne, aby krok po kroku poznać zasady ich przeprowadzania. Dzięki temu, podczas spotkania lider naturalnie wywołuje dyskusję o problemach i z powodzeniem razem z zespołem znajdują przyczynę, dlaczego nie udało się zrealizować celów. Co więcej, robią to bez obwiniania kogokolwiek. Bo ludzie nie mają złych intencji i nie pracują specjalnie źle.

Jedną z zalet przeprowadzania spotkań statusowych jest to, że w pracy z zespołem liderzy nie muszą już improwizować w pracy, mogą monitorować realizację celów i rozwiązywanie problemów wspólnie ze swoimi ludźmi, co przekłada się na integrację zespołu, zaangażowanie i wzrost efektywności.

Wpisz doskonalenie w DNA firmy

Większość takich spotkań skupia się na tym, żeby rozmawiać tylko o wynikach. A w rzeczywistości, aby Boardmeeting spełnił swoją rolę, nie powinien być spotkaniem o tym, kto co robi, jakie były wyniki, czy jaki mamy plan na dziś. Głównym celem Boardmeetingu jest koncentracja całego zespołu na realizacji wspólnych celów, ale – to bardzo istotne – z wywołaniem potrzeby dyskusji o problemach, które uniemożliwiły realizację tych celów. Problemy są skoncentrowane na tym, dlaczego nie udało się nam, jako zespołowi, osiągnąć wyników. Dyskutujemy o potencjalnych przyczynach dla tych problemów i wspólnie szukamy rozwiązań.

Gdy lider robi to regularnie, buduje bardzo wysoki poziom autorytetu wśród członków zespołu. Jeśli codziennie lub raz na tydzień uruchamia dyskusję o celach, o wynikach, o problemach, przyczynach i pomysłach oznacza to, że doskonalenie jest wpisane w DNA firmy. Wszystkie problemy, przyczyny i pomysły dotyczą braku realizacji celu. Bez obwiniania. Ludzie uwielbiają te spotkania.

Osiągaj to, co dla innych jest niemożliwe

Przygotowanie lidera do prowadzenia Boardmeetingów zajmuje około 3 miesiące, a następnie potrzeba minimum 6 miesięcy, żeby robił je w pewnym cyklu, świadomie. Nauczenie go tego, żeby wybierał tylko jeden problem do rozwiązywania, to już jest prawdziwa magia.

Po mniej więcej 6 miesiącach, gdy widzimy, że zespół jest gotowy, angażujemy członków zespołu również w prowadzenie Boardmeetingu. Każdy z pracowników naprzemiennie prowadzi spotkanie, rozmawiając o wynikach, celach, problemach, przyczynach, rozwiązaniach. Co ważne, brak w spotkaniach domknięcia tego cyklu cel-wynik-kaizen i koncentrowanie się wyłącznie na omawianiu wyników spowoduje, że ludzie nie będą chętnie w nich uczestniczyć i nie uzyskamy żadnych efektów.

Wprowadzenie Boardmeetingów przyczynia się do tego, że dzieją się rzeczy niemożliwe:

• coraz lepiej realizujemy cele, ponieważ ludzie koncentrują się na rozmawianiu o tych celach,
• mamy minimum 80% zespołu zaangażowanego w rozwiązywanie problemów, ponieważ ludzie rozmawiają nie o tym, jak usprawnić firmę, ale w sposób zdroworozsądkowy, realizując cykl problem-przyczyna-rozwiązanie,
• rozmowa o wynikach paradoksalnie wywołuje dyskusję o tym, co tych ludzi tak naprawdę interesuje w pracy – jakie mają problemy, jakie mogą być potencjalne przyczyny tych problemów, a to prowadzi w sposób naturalny, bez narzucania,  do dyskusji o rozwiązaniach.

WSZYSTKO CO MUSISZ WIEDZIEĆ O BOARDMEETINGU:

Regularne spotkania statusowe – Boardmeetingi – dają spektakularne rezultaty zarówno pod kątem poprawy efektywności zespołu, jak również angażują większość pracowników w realizację celów, dyskusję o problemach i ich przyczynach oraz w poszukiwanie najlepszych rozwiązań.

Rodzaje Boardmeetingów:

• Boardmeeting zespołowy
• Boardmeeting procesowy

Cele Boardmeetingu:

• koncentracja zespołu na realizacji wspólnych celów
• wywołanie potrzeby dyskusji o problemach
• dyskusja o potencjalnych przyczynach tych problemów
• zgłaszanie pomysłów na ich rozwiązanie

Dlaczego warto i należy prowadzić Boardmeetingi:

• zwiększenie efektywności oraz zaangażowania zespołu o 15-30%
• zaadresowanie 8 z 10 oczekiwań pracowników względem lidera
• koncentracja wszystkich członków zespołu na realizacji celów, kluczowych inicjatyw oraz na systematycznym rozwiązywaniu problemów
• podłączenie pracowników do zespołu, do organizacji oraz zaangażowanie w jej doskonalenie, czyli ponadprzeciętna zdolność do adaptacji
• zbudowanie autorytetu lidera wśród zespołu

__________________________

Jeśli Twoim wyzwaniem jest skuteczne zarządzanie zespołem, koncentracja na optymalizacji procesów przy aktywnym zaangażowaniu pracowników, sprawdź, jak nowoczesna technologia Sherlock Waste może Cię w tym wesprzeć. Skontaktuj się z nami: umów spotkanie >>