Feedback, który zmienia firmę od wewnątrz

Opinie pracowników mogą stanowić potężny impuls do pozytywnych zmian, o ile są one gromadzone, analizowane i wdrażane za pomocą adekwatnych narzędzi. Dając pracownikom głos i słuchając ich perspektywy, firmy mogą uzyskać cenny wgląd w obszary wymagające usprawnienia. Warunkiem koniecznym dla napędzania zmian z wykorzystaniem informacji zwrotnej od pracowników jest wyposażenie organizacji w niezbędne narzędzia oraz istnienie kultury organizacyjnej, w której pracownicy czują, że ich opinie są cenione.

W Artykule:

• Dzięki feedbackowi, możliwe jest nie tylko stworzenie otwartego i konstruktywnego dialogu między pracownikami a pracodawcą. W dłuższej perspektywie opinie pracowników stymulują rozwój organizacji i nadają konkretny kierunek działaniom firmy.
• Regularne zbieranie, gromadzenie i wdrażanie działań na podstawie informacji zwrotnych od pracowników zapewnia wiele korzyści dla firmy. Kluczowe z nich to: poprawa zaangażowania, wzrost motywacji, zaufania, poprawa retencji i napędzanie innowacji.
• Istnieje kilka metod zbierania feedbacku, stosowanych przez firmy w celu wprowadzania zmian i ulepszeń. Najbardziej rozpowszechnione obejmują: ankiety, Town Hall i skrzynki sugestii.
• Wśród narzędzi umożliwiających pozyskiwanie opinii pracowników na szczególną uwagę zasługują systemy doskonalenia firmy takie jak Sherlock Waste – narzędzie wspierające menedżerów w realizacji celów biznesowych poprzez angażowanie pracowników w zgłaszanie pomysłów, wdrażanie usprawnień i wspólne rozwiązywanie problemów.
• Pracownicy powinni być informowani o tym, w jaki sposób ich sugestie wpłynęły na decyzje firmy oraz jak wdrażane były zmiany i jakie są ich efekty. Dzięki dobrej polityce feedbacku, pracownicy zyskują poczucie, że ich głos się liczy, co procentuje wzrostem zaangażowania, motywacji do pracy i satysfakcji z niej.

Spis treści:

1. Feedback – jak to działa w pracy?
2. Opinie, które się liczą
3. Jak informacja zwrotna napędza zmiany?
4. Korzyści wykorzystywania opinii pracowników
5. Metody zbierania informacji zwrotnej – porównanie
6. Systemy doskonalenia firmy
7. Jak analizować i reagować na informacje zwrotne?
8. Feedback pracownika – wnioski

Zobacz też: Zasady dobrego feedbacku

Feedback – jak to działa w pracy?

Utożsamiany z konstruktywną krytyką feedback daje możliwość identyfikacji mocnych i słabych stron, co pomaga w rozwijaniu kompetencji pracowników i lepszym dostosowaniu zarządzania zasobami ludzkimi do indywidualnych potrzeb. Poprzez udzielanie informacji zwrotnej pracodawcy lub menedżerowie mogą docenić dobre wyniki pracowników, motywować ich lub wskazywać pola wymagające usprawnienia.

Feedback, który może dotyczyć zarówno umiejętności technicznych, jak i miękkich, takich jak komunikacja, współpraca z zespołem czy umiejętność rozwiązywania problemów, to jedno z najważniejszych narzędzi służących poprawie komunikacji. Dzięki feedbackowi, możliwe jest nie tylko stworzenie otwartego i konstruktywnego dialogu między pracownikami a pracodawcą – w dłuższej perspektywie opinie pracowników stymulują rozwój organizacji i, za sprawą kreatywnych rozwiązań, nadają konkretny kierunek działaniom firmy.

Opinie, które się liczą

Słuchanie pracowników i uwzględnianie ich opinii ma kluczowe znaczenie dla każdej organizacji, która chce się doskonalić. Podczas gdy menedżerowie obserwują operacje z pewnego dystansu, pracownicy znajdują się w samym ich centrum. Widzą, co faktycznie dzieje się w firmie i trafnie identyfikują obszary wymagające usprawnienia.

Zabieganie o opinie jest również istotne z punktu widzenia zarządzających firmą – stanowi dowód na to, że kierownictwo liczy się ze zdaniem zespołu, co wpływa na wzrost zaangażowania pracowników, którzy wiedzą, że ich głos jest słyszany. Opinie pracowników to źródło cennych informacji i nieoceniona perspektywa wewnętrzna, która daje impuls do działania. Dzięki najlepszym praktykom zbierania i wykorzystywania opinii pracowników, możliwe jest generowanie zmian od wewnątrz organizacji.

Jak informacja zwrotna napędza zmiany?

Skutecznie gromadzone i wykorzystywane informacje zwrotne od pracowników to narzędzie, które może stymulować wiele działań w firmie. Przykłady tego, w jaki sposób feedback pracowników doprowadza do znaczących zmian to wszystkie sytuacje, w których firma, w oparciu o analizę danych zwrotnych od pracowników, wdraża różnego typu innowacje i usprawnienia.

Zmiany wprowadzane przez firmy, dla których impuls stanowią opinie pracowników obejmują szerokie spektrum działań. Wynikiem analizy feedbacku pracowników może być m.in. aktualizacja harmonogramów pracy lub zasad pracy zdalnej w odpowiedzi na większą potrzebę elastyczności. Efektem zmian może być także ulepszenie pakietu świadczeń lub modyfikacja zasad dotyczących czasu wolnego, urlopów lub świąt. Zmiany często dotyczą również samych przepływów pracy – przynoszą usprawnienia w zakresie narzędzi, systemów i innych zmian technologicznych lub proceduralnych. Mogą dotyczyć również kształtu struktury organizacyjnej.

Korzyści wykorzystywania opinii pracowników

Regularne zbieranie, gromadzenie i wdrażanie działań na podstawie informacji zwrotnych od pracowników zapewnia wiele korzyści dla firmy. Kluczowe z nich to:

• poprawa zaangażowania –firmy, które aktywnie zbierają opinie i reagują na nie, mają pracowników, którzy czują się bardziej zaangażowani.
• wzrost motywacji – pracownicy mający możliwość przekazywania informacji zwrotnych, mają poczucie bycia słyszanymi. Docenianie ich zdania przekłada się na wzrost satysfakcji z pracy i motywacji do niej.
• wzrost zaufania – możliwość otwartej komunikacji i wypowiadania własnych opinii bez obaw o konsekwencje wpływa na wzrost zaufania pracowników do kierownictwa i usprawnia komunikację w firmie.
• poprawa retencji – firmy, które aktywnie zbierają opinie i reagują na nie, mają bardziej zaangażowanych pracowników. Zauważalna w rezultacie poprawa retencji oznacza dla firm zatrzymanie wartości i oszczędności wynikające z redukcji wydatków na wielokrotne zatrudnianie i szkolenia nowych pracowników.
• napędzanie innowacji – dzięki kanałom informacji zwrotnej, pracownicy mają możliwość mówienia o problemach, które widzą i sugerowania najlepszych rozwiązań. Szybkie reagowanie na problemy i wykorzystanie pomysłów na ich wyeliminowanie, usprawnia procesy i napędza innowacyjność.

Metody zbierania informacji zwrotnych – porównanie

Istnieje kilka metod zbierania informacji zwrotnych od pracowników, stosowanych przez firmy w celu wprowadzania zmian i ulepszeń. Najbardziej rozpowszechnione obejmują: ankiety, spotkania Town Hall i systemy sugestii.

Ankiety

Jednym z najpopularniejszych narzędzi zbierania feedbacku w organizacji są ankiety wysyłane do pracowników w celu uzyskania ich opinii na różne tematy dotyczące jakości pracy. Ankiety umożliwiające pracownikom przekazywanie anonimowych opinii, a firmom identyfikowanie trendów i łączenie obszarów możliwości, działają najlepiej, gdy są zwięzłe i przeprowadzane regularnie, a ich rezultatem jest podejmowane odpowiednich działań. Zalety ankiet to przede wszystkim niski koszt, łatwość przeprowadzenia i anonimowość. Ta ostatnia nierzadko okazuje się jednak minusem narzędzia – poza brakiem możliwości zweryfikowania tożsamości wypowiadającej się osoby, może wiązać się z ryzykiem zafałszowania lub podania niewystarczających danych.

Zalety ankiet:

• niski koszt
• łatwość przeprowadzenia badania
• możliwość dotarcia do dużej grupy odbiorców jednocześnie
• możliwość kontynuacji
• wygoda wypełniania ankiet
• łatwa analiza wyników i wyciąganie wniosków
• anonimowość (większa swoboda wypowiedzi)

Wady ankiet:

• możliwość zafałszowania danych lub podania nieprawdziwych i błędnych informacji
• brak kontroli wpływu czynników zewnętrznych
• anonimowość (brak możliwości zweryfikowania tożsamości respondentów)
• brak zwrotu ankiet lub zwrot niepełnych ankiet

Town Hall

Innym narzędziem pozwalającym na uzyskanie feedbacku pracowników są spotkania zarządu z pracownikami. Tzw. Town Hall, stanowiące otwarte forum dyskusyjne, to okazja do przekazywania przez pracowników swoich opinii, wyrażania obaw oraz przedstawiania pomysłów i sugestii. Zebrania tego typu pozwalają na interaktywny dialog, wyjaśnienia w czasie rzeczywistym i lepsze zrozumienie istotnych kwestii przez liderów. Wadą Town Hall może być jednak brak komfortu spowodowany kontekstem publicznej wypowiedzi, a także ryzyko zawłaszczenia przestrzeni do dyskusji publicznej przez jedną lub kilka osób z zarządu firmy.

Zalety Town Hall:

• pole do interaktywnego dialogu
• komunikacja w czasie rzeczywistym
• brak anonimowości

Wady Town Hall:

• ryzyko monopolizacji wystąpienia
• ryzyko braku otwartości w komunikacji
• ograniczenia czasowe
• ograniczenia kosztowe

Skrzynki sugestii

Jedną z tradycyjnych metod pozyskiwania feedbacku jest umieszczenie fizycznych skrzynek na sugestie we wspólnych obszarach biurowych. Ten sposób angażowania pracowników polega na dzieleniu się przez pracowników opiniami wrzucanymi do skrzynki na pomysły. Plusem takiego rozwiązania jest bez wątpienia łatwość realizacji, jednak brak dialogu i kontekstu mogą utrudnić podjęcie działań w odniesieniu do wszystkich sugestii.

Zalety skrzynek sugestii:

• niski koszt
• łatwość zgłaszania problemów
• anonimowość

Wady skrzynek sugestii:

• brak możliwości dialogu
• ograniczenia czasowe
• brak regularności
• ryzyko spowolnienia działań i dezaktualizacji zgłaszanych tematów

Systemy doskonalenia firmy

Wśród narzędzi umożliwiających pozyskiwanie opinii pracowników na szczególną uwagę zasługują systemy doskonalenia firmy takie jak Sherlock Waste. Sherlock Waste to narzędzie, które wspiera menedżerów w realizacji celów biznesowych poprzez angażowanie pracowników w zgłaszanie pomysłów, wdrażanie usprawnień i wspólne rozwiązywanie problemów. Dzięki temu firmy mogą skuteczniej identyfikować obszary do optymalizacji i budować kulturę ciągłego doskonalenia. Platforma Sherlock Waste wspomaga nie tylko usprawnienie procesów, ale również budowanie kultury współpracy i innowacji, które czynią proces doskonalenia integralną częścią działalności firmy.

Jak działa Sherlock Waste?

Sherlock Waste to narzędzie umożliwiające wykorzystanie problemów do doskonalenia firmy. System pozwala na wdrażanie usprawnień poprzez angażowanie pracowników w zgłaszanie pomysłów, wspierając tym samym rozwój całej organizacji. Sherlock Waste, działający jako most komunikacyjny, umożliwia użytkownikom dzielenie się pomysłami, problemami i komentarzami.

Dzięki aplikacji mobilnej, możliwe jest zgłaszanie problemów z dowolnego miejsca i w każdym czasie. Do każdego opisu tekstowego można dołączyć także zdjęcie lub film. Co ważne – do konkretnego problemu przypisane są osoby odpowiedzialne za jego rozwiązanie, co sprawia, że każdy problem jest zaadresowany, a za sprawą możliwości priorytetyzacji zgłoszeń angażującej całą społeczność, można nadać im odpowiednią rangę.

Jakie są zalety systemu doskonalenia firmy Sherlock Waste?

Zalety systemu doskonalenia firmy Sherlock Waste to przede wszystkim łatwość obsługi, ogólnodostępność, możliwość ustalania priorytetów, realne wdrażanie rozwiązań i monitorowanie efektów. Wdrożenie narzędzia w firmie sprzyja również budowaniu spójnej i zaangażowanej kultury organizacyjnej, wpływa na wzrost motywacji pracowników i stymuluje stały rozwój. Wśród zalet Sherlock Waste wymienić należy przede wszystkim:

• proste dodawanie zgłoszeń – dodawanie zgłoszenia w systemie trwa średnio mniej niż minutę
• wygodę użytkowania – możliwość zgłaszania problemów w każdym czasie i z dowolnego miejsca
• możliwość dołączania dokumentacji – opcja obrazowania problemów za pomocą plików multimedialnych
• adresowanie zgłoszeń  – do każdego problemu przypisana jest osoba odpowiedzialna np. menedżer
• wybór priorytetów – poprzez filtrowanie, wyszukiwanie zgłoszeń i dodawanie komentarzy „mam to samo” pracownicy wspólnie decydują o tym, które zgłoszenia są najważniejsze
• wdrażanie rozwiązań – dzięki zarządzaniu pełnym procesem doskonalenia – od momentu zaakceptowania pomysłu aż po jego pełne wdrożenie, możliwe jest działanie ukierunkowane na konkretny efekt
• ciągłe doskonalenie – podążanie w kierunku ciągłych usprawnień skutecznie angażuje pracowników w proces ciągłego doskonalenia firmy, zapewniając przejrzystość, elastyczność i skalowalność działań.
• monitoring efektów – narzędzie umożliwiające śledzenie wdrażanych inicjatyw w wybranych perspektywach pozwala na zwiększanie efektywności realizację celów biznesowych.

Jak analizować i reagować na informacje zwrotne?

Po zebraniu opinii, feedback pracowników musi zostać dokładnie przeanalizowany przez kierownictwo. Wiąże się to z koniecznością wyłonienia spośród informacji zwrotnych tych o największej wadze i reprezentatywności – czynniki takie jak liczba pracowników zgłaszających te same obawy mogą pomóc liderom w zrozumieniu skali i pilności problemów.

Priorytetyzacja

Liderzy powinni opracować plan terminowego reagowania na informacje zwrotne o wysokim priorytecie. Dzięki odpowiedniej priorytetyzacji, firma może w pierwszej kolejności zająć się kluczowymi zagadnieniami mającymi największy wpływ na jakość i efektywność pracy. W przypadku mniej krytycznych kwestii, celem może być początkowo potwierdzenie i udzielenie pracownikom odpowiedzi, że ich głos został wysłuchany.

Przejrzystość

Jasna komunikacja na temat tego, w jaki sposób analizowane są informacje zwrotne i jakie działania planowane są w związku z nimi, ma kluczowe znaczenie dla budowania zaufania pracowników. Przejrzystość reguł dotyczących feedbacku zachęca do stałego uczestnictwa w procesie dostarczania informacji zwrotnej. Jeśli pracownicy mają poczucie, że ich wkład prowadzi do rzeczywistych zmian, są oni zmotywowani do dalszego przekazywania sugestii. Liderzy wyższego szczebla mogą wzmacniać ten trend, dzieląc się przykładami tego, jak wcześniejsze opinie wpłynęły na ulepszenia.

Wdrażanie zmian w oparciu o informacje zwrotne

Przemyślana selekcja, ustalanie priorytetów i klarowne zasady dotyczące feedbacku pozwalają na wdrożenie odpowiednich działań w oparciu o informacje zwrotne. Prawidłowo przeprowadzony proces staje się cennym dwukierunkowym dialogiem między pracownikami a firmą. Kolejnym, po zebraniu i przeanalizowaniu opinii pracowników, krokiem jest faktyczne wdrożenie zmian w oparciu o uzyskane spostrzeżenia. To jeden z najważniejszych etapów, ponieważ pozwala doświadczyć pracownikom namacalnych zmian i stanowi potwierdzenie, że ich głos jest słyszany.

Feedback pracownika – wnioski

Opinie pracowników mogą stanowić potężny impuls do pozytywnych zmian, o ile są one gromadzone, analizowane i wdrażane za pomocą adekwatnych narzędzi. Dając pracownikom głos i słuchając ich perspektywy, firmy mogą uzyskać cenny wgląd w obszary wymagające usprawnienia. Warunkiem koniecznym dla napędzania zmian z wykorzystaniem informacji zwrotnych od pracowników jest wyposażenie organizacji w niezbędne narzędzia oraz istnienie kultury organizacyjnej, w której pracownicy czują, że ich opinie są cenione.

Aby pozyskiwanie feedbacku pracowników działało dobrze, musi to być ciągły, dwukierunkowy dialog, a nie okazjonalny zryw. Pracownicy powinni być informowani o tym, w jaki sposób ich sugestie wpłynęły na decyzje firmy oraz jak wdrażane były zmiany i jakie są ich efekty. Dzięki dobrej polityce feedbacku, pracownicy zyskują poczucie, że ich głos się liczy, co procentuje wzrostem zaangażowania, motywacji do pracy i satysfakcji z niej.

____________________________________

Jesteś zainteresowany doskonaleniem firmy w oparciu o feedback? Sprawdź, jak działa Sherlock Waste.

Sherlock Waste to więcej niż narzędzie – to partner w rozwijaniu potencjału Twojej organizacji!

Głównym celem Sherlock Waste jest pomoc w rozwiązywaniu problemów, które hamują rozwój firmy – priorytetem jest zrozumienie Twoich oczekiwań, wyzwań i celów, które chcesz osiągnąć. Eksperci Sherlock Waste skupiają się na zaproponowaniu rozwiązań, które nie tylko wpisują się w Twoją strategię, ale także przynoszą wymierne korzyści i wspierają doskonalenie firmy.

Umów się na spotkanie z ekspertem Sherlock Waste, podczas którego: 

• porozmawiamy o Twoich oczekiwaniach i celach biznesowych, 
• przeanalizujemy największe wyzwania i ograniczenia w realizacji tych celów, 
• poznasz kluczowe czynniki wpływające na zaangażowanie pracowników w doskonalenie,​ 
• przedstawimy szczegóły działania naszego podejścia do procesu doskonalenia, 
• dopasujemy rozwiązanie do Twoich wyzwań i specyfiki firmy, 
• przedstawimy case study i efekty wdrożeń w Twojej branży, 
• odpowiemy na wszystkie nurtujące Cię pytania, 
• stworzymy spersonalizowaną ścieżkę współpracy, przekształcając Twoje wyzwania biznesowe w sukces!