Jak tworzyć innowacje na odległość?

Wszelkie badania[1] wskazują, że przy trudnych problemach i wyzwaniach, zespół jest bardziej kreatywny, niż nawet najlepszy, pojedynczy specjalista. Zespół to kompetencje i energia. Pytanie, czy zespół zagra na odległość?

Kompetencje

Kompetencje mogą zagrać. Poziom umiejętności nie zmaleje przecież nagle, tylko dlatego, że przenosimy się na łącza. No, chyba, że ktoś nadaje w ramach home office z kuną domową na kolanach i rykiem gry wojennej potomków w tle. Niezwykle więc ważne jest, aby upewnić się, że nic nie rozprasza uczestników.

Drugi czynnik wspierający siłę kompetencji to różnorodność w zespole. Różne powinny być działy, stanowiska, staż; nawet wiek i płeć – wszystko ma znaczenie. Kiedy dodamy, że jednocześnie powinny być to osoby jakoś powiązane z problemem lub wyzwaniem – jest nad czym myśleć!

Aż boję się wspomnieć, o trzecim kryterium. Naukowcy nazywają to „wysoką postawą twórczą”[2]. Tylko jak u licha stwierdzić kto taką postawę ma a kto nie? Nie bójcie się, nie podpowiadam, by wysyłać ludzi do psychologa. Wystarczy zajrzeć do statystyk naszego Systemu Pomysłów Pracowniczych. Jeśli nie ma stacjonarnego, to można uruchomić zdalny!

Co możemy sprawdzić, typując członków naszego zespołu:

• ilość problemów zgłaszanych do rozwiązania
• ilość problemów przyjętych do rozwiązania
• ilość zgłaszanych rozwiązań problemów
• ilość zgłaszanych rozwiązań, przyjętych do realizacji

Każde z tych kryteriów jest wskazówką, że ta osoba ma twórczy potencjał. Jeśli mamy dwóch kandydatów na członka innowacyjnego zespołu, wybieramy kandydata z punktami.

Podsumujmy, w pracy zdalnej, wykorzystując kompetencje zadbaj o:

• koncentrację
• różnorodność
• postawę twórczą

Zespołowa energia

Z zespołową energią jest trudniej. A właśnie energia daje synergię. Dzięki synergii efekt naszych prac jest, większy niż prosta suma potencjalnych możliwości każdego z osobna. Trudno ukryć, że najwięcej pozytywnej energii krąży podczas spotkania bezpośredniego. Wtedy jakość pomysłów jest najlepsza. Tajemnicza „energia” to nic innego jak możliwość dokładnego odczytywania języka ciała, mimiki, tonu głosu. Kinestetykom (osobom lubiącym kontakt dotykowy) a jest ich ponad 30%, wiele daje możliwość bezpośredniego przywitania z innymi czy sama fizyczna bliskość. Do tego dochodzi możliwość fizycznego dotyku detalu, z którym jest problem lub prototypu, o którego doskonaleniu dyskutujemy. Badania wskazują, że samo bycie na Gemba – w miejscu, gdzie pracownik pracując, wytwarza wartość, wpływa na kreatywność, niczym dopalacz.

Jak możemy poprawić energię zespołu pracując zdalnie?

Ilość uczestników

Po pierwsze, zadbajmy o ilość uczestników. Mniejsze grupy szybciej rozwiązują̨ problemy niż większe, bowiem lepiej się wzajemnie pobudzają do myślenia. Najskuteczniejsze są siedmioosobowe.[1] Ilość pomysłów w takim zespole jest spora, a czas zużywany na pracę i opracowywanie pomysłów, wciąż umiarkowany. Większe grupy, lepiej radzą̨ sobie ze zbieraniem informacji i wykonywaniem zadań. Trudniej jednak je prowadzić i motywować. Przekładając to na praktykę – generując pomysły na przyczyny i na rozwiązania lepiej trzymać się ok. 7 osobowej ekipy. Jednak praktyczne zadania pomiędzy twórczymi spotkaniami online; można zlecać większej ilości osób. Mogą to być zadania związane z szukaniem danych; weryfikowaniem przyczyn; pomiarami czasu itp. Nie ma też limitu osób podczas eksperymentów i wdrożenia pomysłu.

Rozwiązania online

Aby zwiększyć zespołową energię można postawić na on-linowe rozwiązania. Zamiast jednak wymieniać się mailami – zróbmy chat. Możesz na przykład umówić się na konkretną godzinę i powymieniać się pomysłami na Sherlocku. Jeszcze lepiej, jeśli jest to video konferencja. Tu możemy obserwować i słyszeć reakcje emocjonalne uczestników. Te wpływają na nasze emocje a to właśnie pod wpływem emocji, kreatywność wyskakuje, jak krokus spod śniegu. Emocje to nic innego jak stres. Brak stresu oznacza rozleniwienie i senność. Lekki stres powoduje wydzielanie adrenaliny. Ta pobudza mózg i właśnie wtedy wpadamy na pomysły, jakich jeszcze nie było. Jeśli stres jest zbyt duży, zaczyna wydzielać się kortyzol, co może zaowocować „czarną dziurą” – pustką w głowie.

Odpowiednia pora

Energię zespołu podniesie też właściwa godzina spotkania. Lepiej by była poranna, niż nocna, mimo, że w zespole możesz mieć „nocnych marków”.

Narzędzia wspomagające

Kolejny czynnik energetyczny to wspaniałe narzędzia wspomagające twórcze myślenie: burza mózgów, Diagram Ichikawy, mapa myśli. Po to zostały stworzone, aby iskrzyło między uczestnikami. To Twoje „gotowce”. Stosuj je!

Sposób moderacji

Ostatni impuls dla energii zespołu: sposób moderowania spotkań on-line. Nie rezygnuj z zasad, które stosujesz na klasycznych spotkaniach. Wymieńmy kilka:

• Zawrzyj z uczestnikami kontrakt (czas spotkania, zasady zachowania np. np. jedna osoba jeden głos, bez względu na pozycje w firmie).
• Jeśli mamy choć jedną nową osobę – przedstawiamy się wszyscy.
• Rozgrzewka umysłowa – zagadka, lodołamacz; coś co przygotuje umysły do kreatywnej pracy.
• Wprowadzenie w temat – zwięźle. Spotkania, także on-linowe nie są od informowania. Informacje prześlij wcześniej. Spotkanie ma służyć wyjaśnianiu wątpliwości, odpowiadaniu na pytania; można też prowadzić burze mózgów i podejmować decyzje.
• Zadbaj, aby ktoś na bieżąco spisywał notatkę. Nie bierz tego jako moderator, na siebie.
• W trakcie dyskusji, parafrazuj, uściślaj, współpracuj z tym, który zapisuje; dbaj, by każdy uczestnik mógł się swobodnie wypowiedzieć.
• Na koniec zrób podsumowanie i poprzydzielaj zadania.

Skoro tak, to podsumujmy nasze rozważania o energii zespołu. Pamiętaj o:

1. Liczbie uczestników – złota siódemka jest najlepsza. 
2. Skorzystaj z trybu on-line, ale w formie spotkań. 
3. Wybierz poranną godzinę. 
4. Stosuj narzędzia wspomagające kreatywność 
5. Nawet on-line, przestrzegaj zasad klasycznego spotkania. 

Pora na działania! Zbierz on-linowy zespół i maksymalnie wykorzystaj ich energie i kompetencje.

GP.

[1] Luecke R.: Managing creativity and innovation. Harvard Business School Press, Boston 2003.

[2] Tomczak–Horyń K, Knosala R „Kryteria doboru pracowników do kreatywnych zespołów”

[3] Robbins S.P.: Zasady zachowania w organizacji. Wyd. Zysk – S-ka, Poznań 2001.

Zobacz Sherlock Waste w akcji!

• darmowa prezentacja

• zobacz realnie korzyści

• nie wymagamy kart kredytowych