Lean Management - efektywność procesów w firmie

Ostatnia aktualizacja: 03.01.2024

Lean Management kładzie duży nacisk na eliminację problemów, które mogą powodować marnotrawstwo. Kiedy przedsiębiorstwo traci? W czasie przestojów, nadprodukcji, czy w trakcie nadmiaru zapasów. Dzięki tej koncepcji zarządzania, zakład produkcyjny może zidentyfikować i wyeliminować te elementy, a przy tym położyć nacisk na optymalizację procesów i skrócenie czasu realizacji. By pracownicy mogli działać jeszcze bardziej efektywnie, system zarządzania powinien skupić się również na poprawie przepływu informacji, na swojej transparentności oraz odpowiedzialności.

W Artykule:

Na czym polega skuteczne funkcjonowanie organizacji? To przede wszystkim efektywne zarządzanie zespołem i optymalizacja procesów.
Szukając odpowiedzi, w jaki sposób to osiągnąć, firmy coraz częściej skupiają się na koncepcji Lean Management.
Strategia ta ma na celu poprawienie jakości i rentowności produkcji w firmie.
Działania te zwiększają konkurencyjność firmy na tle konkurencji.
Czym tak naprawdę jest Lean Management? W jaki sposób wprowadzić tę strategię do Twojego zespołu? Przeczytaj i sprawdź, jak zwiększyć produktywność już dziś.

Spis treści:

Co to jest Lean Management? Podstawy koncepcji
Wsparcie w zarządzaniu zespołem
W jaki sposób wprowadzić Lean Management – kroki wprowadzenia strategii
Jak monitorować i mierzyć efektywność po wprowadzeniu Lean?
Obawy przed wprowadzeniem tej strategii zarządzania w zespole

Zobacz też: Jak robić Lean bez zmuszania ludzi do Lean

Co to jest Lean management? Podstawy koncepcji

Podstawowym założeniem koncepcji Lean Management jest maksymalizacja wartości, jaką przedsiębiorstwo daje klientom. Jest to przy tym filozofia połączona z zestawem zasad, których celem jest eliminacja ewentualnych strat. Dzięki niej przedsiębiorstwo może skrócić czas realizacji zadań, zwiększyć wydajność procesów oraz obniżyć koszty i podnieść jakość produktu końcowego. Lean Management odpowiada za stworzenie kultury wewnątrz organizacji, która prowadzi do ciągłego doskonalenia. Wskazuje przy tym, jak ważna jest rola pracowników w usprawnianiu procesów wewnątrz firmy.

Wsparcie Lean Management w zarządzaniu zespołem

Kluczowym znaczeniem dla koncepcji Lean Management jest zarządzanie zespołem. Jego efektywność oparta jest na angażowaniu i motywowaniu pracowników. Obowiązkiem lidera jest wspieranie ich w czasie doskonalenia procesów i tworzenie środowiska, które sprzyja innowacjom i ciągłemu rozwojowi. To dzięki zaangażowaniu całego zespołu, organizacja może osiągnąć większą skuteczność i efektywność.

By z powodzeniem wprowadzić do zespołu strategię Lean Management, lider musi świadomie podchodzić do tej strategii i skrupulatnie planować. Ważne jest również to, by edukować pracowników na temat Lean Management. Dzięki temu chętniej będą oni udzielać się w identyfikowaniu obszarów do usprawnienia, ustalania celów i monitorowania postępów. By zautomatyzować cały ten proces, warto wykorzystywać narzędzia takie jak system sugestii.

Firmy, które z powodzeniem stosują Lean Management

Wiele firm na całym świecie z powodzeniem od lat stosuje Lean Management. Wśród prekursorów tej filozofii jest Toyota. To na podwalinach jej zarządzania powstala cała koncepcja Lean Management. Stworzyła ona całą strategię, którą nazwała Toyota Production System. Oparta ona jest na zasadach Lean. System produkcyjny Toyoty nie jest odosobniony na rynku produkcyjnym. Wśród firm stosujących koncepcję organizacji Lean możemy znaleźć również Amazon, Nike czy Boeing.

Lean i Kaizen — połączenie filozofii

Filozofia Kaizen to japońska koncepcja oznaczająca ciągłe doskonalenie. Jest ona ściśle związana z Lean Management i stanowi kluczowy element całej strategii. Kaizen skupia się przede wszystkim na zaangażowaniu wszystkich członków organizacji do identyfikacji i eliminacji wąskich gardeł i ciągłego doskonalenia.

Czy Kaizen efektywnie wpływa na zarządzanie zespołem?

Kaizen pozytywnie wpływa na efekty zarządzania zespołem. Wszystko to dzięki zorganizowaniu środowiska, które sprzyja innowacyjnym pomysłom i współpracy. Kaizen wpływa na rozwój kompetencji pracowników, a to przekłada się na efektywność zarządzania zespołem i osiąganie przez niego lepszych wyników.

W jaki sposób wprowadzić Lean Management
– kroki wprowadzenia strategii

Jak w praktyczny sposób wprowadzić Lean Management do swojego zespołu? Wymaga to odpowiedniego planowania i wdrożenia. Na samym początku najważniejsze są:

analiza,
identyfikacja obszarów do usprawnienia,
szkolenie zespołu z zakresu Lean Management.

Analiza i identyfikacja mają na celu sprawdzenie procesów, którymi zarządza zespół i jednoczesne określenie wąskich gardeł, czyli elementów procesu, które mogą sprawiać problemy lub być przyczyną marnotrawstw. Znając problemy, możemy im zapobiegać oraz szybciej reagować, gdy już wystąpią. Etap ten nazywamy mapowaniem strumienia wartości. W czasie mapowania strumienia wartości możemy wyeliminować w procesie wszystkie działania, które nie dodają wartości dla klienta, a przy tym generują koszty, sprawiają problemy jakościowe lub opóźnienia w produkcji. Dopiero dokładne zrozumienie stanu procesu i wizualizacja przepływu wartości pomoże znaleźć obszar do doskonalenia i wprowadzenia zmian, który prowadzi do szczupłego zarządzania procesem produkcji.

By je wcielić w życie, należy podjąć kolejny krok do wprowadzenia strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Gdy już zmapujemy obecny proces i zidentyfikujemy obszary do doskonalenia, przyjdzie czas na:

opracowanie planu działań,
wdrożenie zmian.

Te kroki mają na celu przeciwdziałanie stratom i organizacyjny porządek w momentach krytycznych dla procesów w firmie. Wdrożenie Lean Management to przede wszystkim zaplanowanie, w jaki sposób zespół zachowa się w konkretnych sytuacjach. Tworzy się nową mapę strumienia wartości, w której wszelkie straty zostały zminimalizowane lub wręcz wyeliminowane.

Ostatnim elementem wprowadzenia Lean Management jest monitorowanie postępów i dostosowanie strategii na podstawie wyników.

Jak monitorować i mierzyć efektywność po wprowadzeniu Lean?

Po wprowadzeniu Lean Management do organizacji ważne jest monitorowanie i pomiar jego efektywności. Tylko w taki sposób można ocenić skuteczność wprowadzonych zmian i kontynuować doskonalenie. W jaki sposób to mierzyć?

Określ KPIs dla swojego procesu

Określenie kluczowych wskaźników wydajności (KPIs) dla procesu jest istotnym elementem mierzenia skuteczności wprowadzenia zmian w ramach Lean management. Mogą nimi być czas cyklu, jakość, czas przetwarzania, koszty, ilość błędu i inne. Gdy już wiadomo, jakie dane warto regularnie zbierać i analizować, możemy dzięki nim ocenić postęp i określać kolejne obszary, które wymagają ulepszeń.

Kaizen i pracownicy

Kogo pytać o marnotrawstwo i doskonalenie procesów? Najlepiej osoby, które codziennie są świadkami zdarzeń, które można poprawić. Zachęć pracowników do zgłaszania swoich pomysłów i sugestii dotyczących usprawnienia pracy i eliminację marnotrawstwa. Monitoruj ilość i jakość sugestii zgłaszanych przez pracowników. Sprawdzaj regularnie, ile z tych pomysłów zostało wdrożonych i w jaki sposób wpłynęły na efektywność pracy.

Porównywanie wyników z wcześniejszymi okresami

Porównywanie wyników, jakie osiągane są po wprowadzeniu koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem lean management do danych historycznych lub danych z wcześniejszych okresów, pozwolą na ocenienie wpływu lean management. Dzięki porównaniu wyników z poprzednimi okresami można sprawdzić, czy wskaźniki wydajności się zmieniły, koszty zostały obniżone, a czas przetwarzania skrócony.

Opinie klientów

By dowiedzieć się, czy metoda Lean Management działa, warto regularnie badać satysfakcję klientów. Zbieranie opinii na temat jakości produktów lub usług, a także czasu realizacji, czy obsługi klienta mogą pomóc w mierzeniu działania Lean management w organizacji. Punkt widzenia klienta przed wprowadzeniem strategii oraz to, jakie opinie wpływają po wprowadzeniu zmian, są ważnym wskaźnikiem działania koncepcji.

Benchmarking jako metoda mierzenia efektywności

Chcąc sprawdzić, jak wprowadzone zmiany wpłynęły na efektywność zespołu, można porównać wyniki i wskaźniki wydajności z innymi organizacjami, które działają w tej samej branży i również zdecydowały się wdrażać narzędzia Lean Management. Takie porównanie może dostarczyć wartościowych dla firmy wskazówek, które pomogą osiągnąć doskonałość operacyjną.

Obawy przed wprowadzeniem Lean Management w zespole

Filozofia lean ma na celu usprawnienie pracy w zespole i zminimalizowanie elementów procesu, które przynoszą straty. Jest to sposób na zwiększenie konkurencyjności na rynku stworzony przez praktyków zarządzania. Jednak wdrożenie zmian zgodnie z metodą może powodować strach i początkowe niezadowolenie zarówno ze strony zarządu, jak i pracowników. Taki wewnętrzny bunt obecny jest zawsze, gdy zamierzamy dokonać trwałej zmiany kultury organizacyjnej.

Takie podejście pojawia się w każdej firmie, w której chcemy ulepszyć coś, co przecież działa. Kierownictwo boi się ewentualnych zakłóceń w systemie zarządzania przedsiębiorstwem, a pracownicy tego, że wprowadzenie zmian będzie wymagało ludzkiego wysiłku. Jak wyzbyć się obaw przed zmianami? Ważna jest edukacja zespołu i uświadamianie każdego członka, że celem Lean management jest usprawnianie pracy i wyzbycie się z procesu elementów, które przynoszą firmie straty.

Lean Management to koncepcja, która zakłada ciągłe doskonalenie procesów. By wiedzieć, który element procesu przynosi straty, warto zaangażować w jego określenie pracowników. Jedna z zasad Lean management wskazuje, że to właśnie zespół pracowników najlepiej wie, co należy poprawić w całym procesie. Czy to znaczy, że lider musi pytać każdego pracownika osobno, jaki ma pomysł na usprawnienie procesu? Oczywiście, że nie. Jedną z metod jest zastosowanie narzędzi proponowanych przez Sherlocka. Jest to System Sherlock Waste, dzięki któremu pracownicy mogą zgłaszać propozycje zmian, jakie wprowadziliby na swoim stanowisku. System ten sprawdza się zarówno w przypadku firm usługowych, jak i produkcyjnych.

Zarówno Lean Management, jak i Kaizen dążą do udoskonalenia zarówno procesów, jak i pracowników. Obie te strategie, wprowadzone do przedsiębiorstwa, pomogą dostosować produkt do rosnących oczekiwań klientów metodą małych kroków. Dzięki nim możliwe jest utworzenie systemu, który będzie przyjazny zarówno dla klientów, jak i pracowników. Zminimalizuj straty, jakie ponosi firma, przy wykorzystaniu środków, jakie daje Lean Management.

________________________________________

Jeśli Twoim wyzwaniem jest zaangażowanie pracowników w zgłaszanie problemów i sugestii dotyczących usprawnienia pracy i eliminacji marnotrawstwa, monitorowanie ilości i jakości sugestii zgłaszanych przez pracowników, ich wdrożenia i wpływu na efektywność pracy, skontaktuj się z nami, wiemy, jak wesprzeć Twoje działania: umów spotkanie>>