Ponad 70% firm ma lub miało kiedyś System Sugestii Pracowniczych znany też jako system Kaizen. Jest to pozornie łatwe, racjonalne i samofinansujące się narzędzie. Sugestie Pracownicze startują zwykle z wielką pompą. Na dzień dobry spływa lawina pomysłów na nowe usprawnienia. System staje się pewnym elementem kultury pracy w organizacji. Mija kilka miesięcy i system czopuje się lub powoli umiera. Dlaczego? W Sherlock Waste postanowiliśmy to sprawdzić.
Spis treści:
- Jak badaliśmy Systemy Sugestii Pracowniczych?
- Najbardziej wstrząsające odkrycie – systemy skłaniają do aktywności zaledwie co trzeciego pracownika;
- Badani twierdzą, że problemem jest „niskie zaangażowanie”. Ale to tylko objaw.
- Głębiny problemów związanych z systemem
- Czy technologia zmieni problemy w rozwiązania?
Zobacz też: Jak tworzyć innowacje na odległość?
W artykule:
Kluczem jest czas, aby przeprowadzić pracowników przez procesy. Po pierwsze czas reakcji na pomysł po drugie czas wdrażania pomysłów. Z tym ostatnim jest coraz o 20% gorzej niż 10 lat temu.
Jak rozbić system? Po pierwsze zacznijmy od problemów. Po drugie – niech każdy w firmie widzi na smartfonie, jakie propozycje zmian są zgłaszane. Po trzecie – niech każdy proponuje rozwiązania. Po czwarte usuńmy biurokrację – wystrzelmy ją w chmurę.
Jak badaliśmy?
Opracowanie jest podsumowaniem 250 ankiet, wypełnionych on-linowo, w 2021 roku, przez firmy zainteresowane Systemami Pomysłów Pracowniczych. 54% ankietowanych to sektor produkcyjny, pozostali – reprezentanci przedsiębiorstw usługowych. Ponad 70% ankiet wypełnili liderzy i managerowie firm różnej wielkości: od mikroprzedsiębiorstw do gigantów. Zadaliśmy badanym 35 pytań. Przyglądaliśmy się powodom wdrożenia systemu, jego efektom, receptom na długoterminowy sukces, szczegółom technicznym i wyzwaniom z jakimi spotykali się w codziennej pracy.
Brutalne zderzenie z rzeczywistością
W ciągu lat zmienia się powód wdrażania Systemu Sugestii. W przeszłości częściej wypatrywano oszczędności i zwiększenia efektywności oraz optymalizacji procesów. Dziś te czynniki są dopiero na 4 i 5 miejscu. Na podium są cele koncentrujące się na pracownikach: zwiększenie zaangażowania, wzmocnienie kultury Lean i na pierwszym miejscu (60,3%) stawia się „Wykorzystanie potencjału i wiedzy pracownika”.
Mimo to, decyzje odnośnie zgłaszania pomysłów podejmuje tylko co 3 pracownik. Biorąc pod uwagę to, że statystycznie 5% zgłasza pomysły nawet bez Systemu Sugestii, cała akcja powoduje zaktywizowanie zaledwie ok. 25% uczestników programu. Może dlatego, kiedy zapytaliśmy o to największe realne korzyści z funkcjonowania systemów pracowniczych – na pierwszą pozycję wskoczyło jednak… usprawnianie procesów.
W ciągu lat zmienia się powód wdrażania Systemu Sugestii. W przeszłości częściej wypatrywano oszczędności i zwiększenia efektywności oraz optymalizacji procesów. Dziś te czynniki są dopiero na 4 i 5 miejscu. Na podium są cele koncentrujące się na pracownikach: zwiększenie zaangażowania, wzmocnienie kultury Lean i na pierwszym miejscu (60,3%) stawia się „Wykorzystanie potencjału i wiedzy pracownika”.
Mimo to, decyzje odnośnie zgłaszania pomysłów podejmuje tylko co 3 pracownik. Biorąc pod uwagę to, że statystycznie 5% zgłasza pomysły nawet bez Systemu Sugestii, cała akcja powoduje zaktywizowanie zaledwie ok. 25% uczestników programu. Może dlatego, kiedy zapytaliśmy o to największe realne korzyści z funkcjonowania systemów pracowniczych – na pierwszą pozycję wskoczyło jednak… usprawnianie procesów.
Ale dlaczego problemy zgłasza tak mało osób?!
Największym wyzwaniem Systemów sugestii jest według ankietowanych „Brak lub niskie zaangażowanie pracowników” (43,9%). Stop, stop… przecież to miał być główny cel wdrożenia! Mamy więc objaw. Jak przystało na Sherlocka, bierzemy lupę i wchodzimy głębiej. Gdzieś tu muszą kryć się przyczyny źródłowe. Są! Siedzą na 2,3 i 4 miejscu. Długi czas reakcji na zgłaszane pomysły (40,9%), Brak możliwosci szybkiej ewaluacji i wdrażania pomyslów na czas (34,6%) oraz brak zaangażowania i wsparcia kierownictwa (33,3%) – to trzy choroby trapiące nasze programy sugestii pracowniczych. Ile potrzebujemy, by zareagowac na pomysł pracownika? Średnio 12 dni. Tu nie chodzi o wypłacenie nagrody.
Zgłaszający oczekują, że w ciagu kilku (5-7) dni pojawi się informacja zwrotna dotycząca zgłoszonej przez system sugestii pracowniczych kaizen sprawy i odpowiedź na to, czy pomysł ma szansę na wprowadzenie. Dla pracowników zgłaszających swoje pomysły ważny jest feedback. Na tym wykłada się większość systemów Sugestii.
Korzystając z okazji, idźmy jeszcze głębiej. Dlaczego trwa to tak długo? Wprawdzie pomysły najczęściej ocenia bezpośredni przełożony (44,7%) ale ciągle w wielu firmach za rozpatrywanie propozycji odpowiedzialny jest koordynator programu, komisja a nawet członkowie zarządu lub właściciele. Taki system bardzo szybko się zatyka a rozpatrywanie pomysłów wydłuża. Bez szybkiej decyzji i odpowiedzi na pytania bardzo trudno jest wykonać kolejny krok.
Nie napawa też optymizmem poziom wdrażalnosci koncepcji zasugerowanych przez pracowników. 40% to blisko 20% mniej, niż kilka lat temu. Najwięcej, bo 19,4% respondentów oceniło, że wdrożenia nie przekraczają 10%. A przecież duma z działającego pomysłu to jeden z ważniejszych sposobów motywowania, sprawiających, że ludzie chcą zgłaszać kolejne.
Chcesz zobaczyć wszystkie wyniki badania – Pobierz raport
Jak usprawnić rozpatrywanie i wdrażanie systemu sugestii pracowniczych?
Wyjdźmy od kwestii, której nie ma w naszych badaniach. Aż 94% arkuszy sugestii, zawiera pole, na którym pracownicy opisują problem. To dobrze. Czy masz jednak pewność, że zgłoszenie przez pracownika jednego pomysłu jest najlepsze do rozwiązania danego problemu? A jeśli nie, to czy nasz zgłaszający ma zwyczaj zderzania swojego pomysłu z innymi, zanim przeleje go na arkusz?
Tymczasem aż 72% zgłoszeń problemów w systemach działających na zasadzie portalu społecznościowego, jest rozwiązywanych dzięki pomysłom pracowników innych, niż osoba zgłaszająca. Mało tego – w 54% są to ludzie z innego zespołu. W tego typu systemach 86% zaproszonych pracowników rejestruje się w systemie. A co aktywnością? Wzrasta dwukrotnie w stosunku do systemów tradycyjnych. 77% zarejestrowanych pracowników podejmuje aktywność.
Czasem jest to tylko zgłaszanie problemów. Niektórzy są wręcz do tego stworzeni – dostrzegają każdą niedoskonałość. Inni są dobrzy w sypaniu pomysłów na rozwiązanie. Doceniani są jedni i drudzy.
Czy więc jest to czas na odejście od legendarnych już papierowych wniosków?
Wyniki pokazują, że w Polsce nadal dominuje forma papierowa (66,2%). Aplikacje i systemy, jeśli już, służą jako ułatwienie do wpisania i oceny wniosku. System społecznościowy, kompletnie zmieniający przebieg procesu to na razie zaledwie 1,9%. W kolejnych latach dojdzie jednak do dużego skoku społecznościowych aplikacji uruchamianych w przez każdego, w każdej chwili, na smartfonie. Zwłaszcza, jeśli tak zbudowany system działa w towarzystwie panel wspomagający ocenianie i rozpatrywanie wniosków.
Oczywiście nie wszędzie wyeliminujemy papier. W firmach produkcyjnych, zwłaszcza przy starszych pracownikach wymagane jest, aby funkcjonował System Pomysłów Pracowniczych także wersji papierowej. To często pracownicy wykonujący bardzo ważne prace w firmie, a korzystanie z ich doświadczenia jest niezwykle cenne. Podobnie w środowiskach, gdzie możliwość używania smartfonów w pracy jest ograniczona. W tym ostatnim wypadku nie jesteśmy bez szans. 27% wpisów w smartfonowych systemach sugestii nie dokonuje się w danym momencie, a dopiero… po pracy.
Czy aplikacje obsługujące programy sugestii pracowniczych 'rozbiją system’?
Przekonamy się za parę lat, przy kolejnej edycji badania. Tymczasem już obserwujemy świetne wyniki przy wprowadzeniu aplikacji Sherlock Waste u naszych klientów. Wiemy, że pomysły ludzi są niezwykle cenne, dlatego zachęcamy firmy do skorzystania z kreatywności ich pracowników oraz wypracowania odpowiedniego środowiska do dzielenia się wiedzą.
Zachęcam Cię do odwiedzenia zakładki CASE STUDY, gdzie możesz zobaczyć efekty dynamicznego podejmowania decyzji. To przykłady firm, w których system pomysłów pracowniczych zaczął spełnić oczekiwania i przynosić spodziewane efekty już na samym początku wdrażania. Dzięki stworzeniu odpowiednich programów, każda z firm mogła skorzystać z kreatywności swoich pracowników i zadbać o wdrożenie ich pomysłów oraz o usprawnienie funkcjonowania organizacji.
By z powodzeniem wdrożyć system sugestii, musi nastąpić kilka procesów, w których czynny udział powinni brać wszyscy pracownicy firmy. W pierwszej kolejności należy skoncentrować się na tym, aby powstała kultura organizacyjna oparta na ciągłym doskonaleniu. Powinna być znana wszystkim pracownikom, nie tylko menedżerom, ale także ludziom pracującym na niższych szczeblach. Warto zadbać o ich obecność w procesie szczególnie, kiedy system wdraża firma produkcyjna. W końcu to ich codzienna praca jest jednym z najważniejszych fundamentów procesu produkcyjnego i przynosi korzyści dla całej organizacji. Wszyscy powinni aktywnie brać udział w tworzeniu kultury, by działania doskonalące przyniosły spodziewane efekty. Pozwólmy im zadawać pytania, aby mogli oni skoncentrować się na wspólnych wartościach, na których zależy im w organizacji.
Warto też zastanowić się nad powstaniem programów motywowania, przy wdrożeniu których udałoby się przekonać pracowników do aktywnego zgłaszania uwag przez system sugestii. Zbudowanie tego elementu zapewni pracownikom bezpieczeństwo zgłaszania pomysłów, a wypracowanie realnych korzyści przyczyni się do zwiększenia zainteresowania dzieleniem się uwagami i korzystaniem z systemu.
Należy też zadbać o to, aby powstały kryteria oceny do wszystkich złożonych sugestii. Będą doskonałym wsparciem procesu, przez który muszą przejść wnioski pracowników, a korzystając z okazji pomogą w ich usystematyzowaniu.
Na szczęście nie musisz tego wszystkiego robić sam, sama. Możemy pomóc Ci zaplanować najlepszy system innowacji pracowniczych, wyszkolić Cię, być z Tobą na każdym etapie wdrożenia, a dodatkowo wspomóc Cię technologią.
Pomożemy Ci wypracować efektywny system dla Twojej firmy. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej, jak możesz przyczynić się do wzrostu satysfakcji z pracy w swojej firmie? Skontaktuj się z nami, wspólnie stworzymy gotowy plan do wdrożenia w Twojej firmie – kliknij tutaj
Autor artykułu: Grażyna Potwora, Transformation Manager Leanpassion
